Datenschutzerklärung der Immobilien Barton-Schreiber GmbH und der Barton & Co. GmbH
Mit dem Inkrafttreten der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem novellierten Bundesdatenschutzgesetz ( BDSG) am 25. Mai 2018 hat der Gesetzgeber dem Verantwortlichen, also demjenigen, der personenbezogene Daten natürlicher Personen verarbeitet, weitreichende Schutzpflichten auferlegt und dem Betroffenen, also demjenigen, dessen Daten verarbeitet werden, entsprechende Rechte eingeräumt.
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit und der daraus erwachsenden Rechtsbeziehungen der Immobilien Barton-Schreiber GmbH und der Barton & Co. GmbH jeweils mit Sitz in Bonn (zur Barton Group gehörend) als jeweils Verantwortliche im Sinne der vorgenannten gesetzlichen Regelungen, werden personenbezogene Daten insbesondere zur Kommunikation, zur Anbahnung und Begründung von Miet- und Pachtverhältnissen und deren Vertragsdurchführung und der Verwaltung der Miet- und Pachtobjekte, sowie entsprechende Lieferanten-, Handwerkerdaten und andere vergleichbare Kundendaten bzw. Daten von Kooperationspartnern verarbeitet, soweit dies erforderlich ist und im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Regelungen steht. Gleiches gilt für Mitarbeiterdaten bzw. Bewerberdaten.
Welche personenbezogenen Daten erhoben und wie sie verarbeitet werden, richtet sich dabei maßgeblich nach dem jeweils rechtlich zulässigen Zweck.
Dabei sind wir zur vertraulichen Behandlung (Vertraulichkeitsgrundsatz) wie auch zum technisch angemessenen Schutz (Grundsatz der Datenintegrität) verpflichtet.
Im Rahmen der Pflicht zur Datenminimierung verarbeiten wir nur die Daten, die notwendig sind. Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, werden diese gelöscht bzw. nicht wieder herstellbar anonymisiert, soweit nicht gesetzliche oder vertragliche Regelungen eine zeitlich begrenzte Aufbewahrung zwingend erforderlich machen. Sofern Dritte mit der Auftragsverarbeitung der Daten betraut werden, tragen wir, aufgrund von vertraglichen Regelungen dafür Sorge, dass der Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen handelt und die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen einhält. Ebenso werden Drittunternehmer, die z.B. zur Mängelbeseitigung, Sanierung, zur Durchführung von Sicherungsmaßnahmen oder zur Feststellung von Betriebskosten beauftragt werden, zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland, sofern sich nicht nachfolgend etwas anderes ergibt.
Nachfolgend möchten wir Sie im Rahmen der uns obliegenden Transparenzpflicht über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (d.h. über die Art, den Umfang, den Zweck der Verarbeitung) und über die Ihnen nach dem neuen Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren, soweit sie sich aus der DS-GVO bzw. dem BDSG ergeben.
| 1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? | Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
die Immobilien Barton-Schreiber GmbH vertreten durch die Geschäftsführung: Dagmar Barton-Schreiber Bei Anfragen bitte unter Beifügung des Zusatzes:
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist: vertreten durch die Geschäftsführung: Dagmar Barton-Schreiber und Dominik Barton Bei Anfragen bitte unter Beifügung des Zusatzes: Sie können sich jederzeit – auch formlos - sowohl an den Verantwortlichen wie auch an den Datenschutzbeauftragten wenden, um Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten zu erhalten. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist dabei die jeweils im Miet-, Pachtvertrag genannte Gesellschaft bzw. die im Rahmen der Vertragsanbahnung angesprochene Gesellschaft. Entsprechendes gilt für Dienstleistungsverträge bzw. vergleichbare Verträge bzw. für Bewerberinnen und Bewerber für ein Anstellungsverhältnis bzw. Mitarbeiter. |
| 2. Was sind personenbezogene Daten? | Gem. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. |
| 3. Was bedeutet Verarbeitung? |
Im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DS-GVO bedeutet Verarbeiten jede Art eines Vorgangs im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, also jede Verwendung wie die Speicherung, Nutzung, Löschung, Weitergabe oder Veränderung in Form einer automatisierten (elektronischen) bzw. nicht automatisierten Verarbeitung, d.h. in Papierform. |
| 4. Welche Daten werden verarbeitet? | Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen oder Dritten in rechtlich zulässiger Weise, im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten.
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| 5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung und bestimmter Zweck |
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Dabei bildet der „Zweck“ der Datenverarbeitung die maßgebliche Grundlage, wobei nur die Daten verarbeitet werden dürfen, die zur Erreichung des Zwecks erforderlich sind. |
5.a.) Verarbeitung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1.Lit.b DS-GVO (für vorvertragliche Maßnahmen) Art. 6 Abs. 1 Lit.f DS-GVO (berechtigtes Interesse des Vermieters Art. 17 Abs. 1 DS-GVO (Löschungsverpflichtung) |
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung erfolgt zunächst bei Kontaktaufnahme durch den Miet-Pacht-Interessenten, also aufgrund einer Interessensbekundung, bei einem Besichtigungstermin bzw. bei einer Bewerbung auf ein konkretes Objekt.
Entsprechendes gilt für Lieferanten, Dienst-, Werkverträge oder vergleichbare Verträge. Kommt es nicht zum Vertragsschluss, werden diese Daten unverzüglich zur Löschung gebracht, sofern nicht gesetzliche oder vertragliche Regelungen eine zeitlich begrenzte Aufbewahrung erfordern. |
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5.b.) Datenverarbeitung nach Vertragsschluss, während des laufenden Vertragsverhältnisses bis zur Beendigung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Lit.b DS-GVO (zur Vertragsdurchführung) Art. 6 Abs. 1 Lit.c DS-GVO (aufgrund gesetzlicher Verpflichtung) Art. 6 Abs. 1 Lit.f DS-GVO (aufgrund berechtigten Interesses des Vermieters) |
Nach Abschluss des Vertrages werden weitere Daten des Mieters/Pächters verarbeitet. Neben der Erfassung des Vertrages z.B. Daten über Verbrauch von Strom, Heizung, Gas, Wasser zwecks Nebenkostenabrechnung, ferner Mängelrügen und deren Beseitigung, Mieterhöhungen, Kündigungen. Diese Datenverarbeitung dient der Vertragsdurchführung bzw. der ordnungsgemäßen Beendigung des Vertragsverhältnisses. Sofern nach den Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GWG) Überprüfungen vorgeschrieben sind, werden entsprechende Informationen erhoben und nach den gesetzlichen Regelungen aufbewahrt. Dies erfolgt zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen. Im Falle der Veräußerung von Immobilien werden die erhobenen Daten Externen wie Käufer, Kaufinteressent, Rechtanwälten, Notar, Makler oder technischen Dienstleistern zur Verfügung gestellt. Dabei ist das berechtigte Interesse am Verkauf von Immobilien maßgebend. |
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5.c.) Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Lit. a DS-GVO Art. 6 Abs. 1 Lit. f GS-GVO |
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Bonitätsprüfung, Selbstauskunft oder Schufa) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf der Grundlage dieser Einwilligung gegeben. Allerdings kommt auch eine Verarbeitung aus „überwiegend berechtigtem Interesse“ in Betracht. |
| 5.d.) Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Lit. c DS-GVO |
Soweit gesetzliche Pflichten dies erfordern, erfolgt ebenfalls eine Verarbeitung; so z.B. zur Erfüllung steuerrechtlicher bzw. handelsrechtlicher Kontroll-, Meldepflichten bzw. sonstiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, etwa nach dem Geldwäschegesetz. |
| 6. Wer erhält die Daten? |
Intern erhalten diejenigen Bereiche in den jeweiligen Gesellschaften, d.h. Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter die Daten, die an der jeweiligen Durchführung der Geschäftsprozesse beteiligt sind und die diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung vorvertraglicher bzw. vertraglicher bzw. gesetzlicher Pflichten benötigen. Auch Dritte erhalten zu diesen Zwecken personenbezogene Daten, so z.B. Vermieter, ferner Unternehmen, die z.B. im Rahmen der Erstellung der Nebenkostenabrechnungen tätig werden bzw. Handwerksunternehmen, die zur Behebung von Mietmängeln oder mit sonstigen erforderlichen Arbeiten beauftragt werden; desgleichen eingesetzte Auftragsverarbeiter der Daten iSd. Art 28 DS-GVO. |
| 7. Wie lange erfolgt die Datenspeicherung? |
Soweit erforderlich, werden die personenbezogenen Daten für die Dauer der vorvertraglichen bzw. der vertraglichen Beziehungen erhoben, verarbeitet und gespeichert, d.h. bei Vertragsanbahnung sowie für die Vertragsabwicklung. Nach Vertragsbeendigung erfolgt die Löschung der Daten bzw. deren Anonymisierung oder Einschränkung der Verarbeitung. Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses eine Datenspeicherung erforderlich sein kann, so z.B. in Hinblick auf gesetzliche Verjährungsfristen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder hinsichtlich gesetzlich gebotener Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, z.B. nach dem Geldwäschegesetz, nach dem Handelsgesetzbuch bzw. der Abgabenordnung im Hinblick auf sämtliche Vertrags- und buchungsrelevanten Daten, die für einen Zeitraum bis zu zehn Kalenderjahren nach Vertragsbeendigung bestehen. Die Aufbewahrung gerichtlicher Titel erfolgt für 30 Jahre, es sei denn, die Forderung wird erfüllt.
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| 8. Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu? |
Der Gesetzgeber räumt demjenigen, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden, nachfolgende Rechte ein:
Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer „persönlichen Situation“ ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf der Grundlage einer Interessenabwägung durch uns erfolgt, Widerspruch einzulegen, es sei denn, wir können den Nachweis führen, dass zwingende schutzwürdige Gründe vorrangig sind oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Der Widerspruch kann formfrei bei dem Verantwortlichen erhoben werden. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchrechts wäre eine Darlegung der Gründe hilfreich. |
| 9. Beschwerderecht Rechtsgrundlage: Art. 77 DS-GVO iVm § 19 BDSG |
Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern Sie der Auffassung sind, dass die Datenvereinbarung gegen geltendes Recht verstößt. |
| 10. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten durch den Betroffenen? |
Im Rahmen der Geschäftsbeziehungen sind nur die personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Vertragsanbahnung und Durchführung bzw. im Rahmen der Beendigung des Vertrages erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung eine gesetzliche Pflicht besteht. |
| 11. Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz |
Wir treffen zudem alle notwendigen Maßnahmen technischer und organisatorischer Art, um Ihre Daten gegen vorsätzliche oder zufällige Manipulation oder den Zugriff durch unberechtigte Dritte, den Verlust bzw. die Veränderung der Daten zu schützen, soweit dies technisch möglich ist. |
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12. Datenverarbeitung im Bereich Dienstleister / Vertragspartner (mit Ausnahme Miet- und Pachtverträge) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Lit. b DS-GVO (Vertragsanbahnung, Vertragsabwicklung) Art. 6 Abs. 1 Lit. c DS-GVO (Einhaltung gesetzlicher Pflichten) Art. 6 Abs. 1 Lit. f DS-GVO (Interessen-wahrnehmung) |
Verarbeitungszweck ist die ordnungsgemäße Vertrags-anbahnung bzw. Abwicklung des Vertrages, z.B. des Dienst-, oder Werkvertrages oder vergleichbarer Vertragsarten. Im Hinblick auf die Verarbeitung von Kontakt-, Bonitäts-, und Vertragsdaten, die Löschung der Daten und die jeweiligen Rechte wird insbesondere auf die vorstehenden Ausführungen verwiesen.
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13. Datenverarbeitung im Bereich Bewerberdaten für ein Beschäftigungs-verhältnis; Mitarbeiter-daten Rechtsgrundlage: §26 BDSG Art. 88 DS-GVO Art. 6 Abs. 1 Lit. a DS-GVO Art. 6 Abs. 1 Lit. b DS-GVO Art. 17 DS-GVO |
Im Fall einer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage des BDSG und der DS-GVO (Vertragsanbahnung), insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung. Nach Vertragsschluss erfolgt die Datenverarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Im Übrigen wird hinsichtlich Ihrer Rechte auf die vorangehenden Ausführungen verwiesen.
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14. Änderungen bezgl. dieser Datenschutz-erklärung |
Diese Datenschutzerklärung gilt in der aktuellen Fassung (Stand: Januar 2021). |